Пять сильных способов улучшить интранет-проектирование опыта пользователя

Кристин Рейес
21 сентября 2018

Одна из основных целей для корпоративных интранетов состоит в том, чтобы оптимизировать ежедневные задачи сотрудников с современным пользовательским опытом, который делает работу легче. Это обычно требует некоторого уровня настройки, потому что ни у каких двух компаний нет тех же самых пользовательских потребностей.
На самом деле Кара Пернайс от Nielsen Norman Group пишет:
“Если есть одно заключение по одному из тысяч интранетов, которые мы проанализировали за эти годы, случается так, что неизмененный пользовательский опыт под ключ будет нестандартным, неважно где это используется. Каждая компания особенная, и поэтому никакой рамочный интранет-дизайн не будет эффективным для всех. Вы можете, однако, искать программное обеспечение с начальным дизайном, который является хорошей основой для настройки без потребности изменить все”.
Настройки могут увеличить сложность и повлиять на обеспеченность для большинства платформ, но, когда все выполнено хорошо результат в удовлетворении сотрудника может быть огромным. Однако многие компании ограничили ресурсы проектирования и разработки для своих интранетов, оставив их, чтобы принять непростые решения о том, когда рамочные особенности “достаточно хороши” и когда настройка стоит своей стоимости.
Недавно мне представилась возможность побеседовать с Патриком Пенцем, одним из проектировщиков UX в Liferay, и спросить, как менеджеры проектов интранета могут создавать лучшие пользовательские интерфейсы, даже с ограниченными ресурсами. Вот его лучшие пять выводов для проектирования индивидуальной интрасети, включая совет относительно того, как установить приоритеты и какое исследование входит в планирование интранета.

Первые пять выводов для настройки пользовательского интерфейса интрасети
Персонализация является обязательным-нет ни одного дизайна, который может удовлетворить всех.
В 2018 году, многие компании думают, один сайт, одно решение может работать для всех в их компании. Но современные пользователи, особенно поколение Y, привыкли к технологиям, которые подстраиваются под них. На самом деле нет ни одной страницы или дизайна, которые вы можете сделать, которые удовлетворят всех, поэтому персонализация и настройка необходимы для соответствия видам опыта, которые видят ваши сотрудники, когда они находятся на таких сайтах, как Netflix и Amazon.
Это особенно верно, если вы работаете на уровне предприятия. Вы всегда будете в какой-то степени настраивать, потому что разные компании имеют разные потребности.
Платформа интрасети, которую вы выбираете, имеет большое значение в том, сколько настроек вы можете себе позволить, потому что наличие правильных готовых функций может значительно ускорить первоначальную разработку. Одна из ошибок большинства компаний заключается в том, что они не консультируются со своей проектной группой при оценке программного обеспечения. Если дизайнеры UX могут заблаговременно провести исследование работы пользователей, они могут определить наиболее важные потребности пользователей и убедиться, что они являются фактором при выборе платформы интрасети.

Убедитесь, что настройки привязаны к целям, сосредоточив внимание на фазе 1.
Прежде чем вы начнете что-либо строить, попросите своих заинтересованных лиц в команде и четко определите проблему, которую вы пытаетесь решить с помощью фазы 1 проекта. Эта проблема может состоять из множества мелких недостатков, но я пытаюсь найти одну главную вещь, на которой нужно сосредоточиться. Когда вы просите заинтересованные стороны подумать о целях с точки зрения” фазы 1", это помогает им сосредоточиться на своих главных приоритетах, а не пытаться реализовать каждую функцию, которую они себе представляли для интрасети.
После этого выясните видение и цель каждого. У каждой заинтересованной стороны будет немного другой способ мышления о проекте и другая мотивация для его выполнения. Убедитесь, что вы слышите их все и можете объединить в одно видение.
Затем вы можете установить критерии успеха по этапам 1 - Как выглядит успех для группы, исходя из проблемы, которую мы пытаемся решить, и видения, которое мы определили? Другими словами, какие функции и настройки необходимо реализовать для успешной реализации этапа 1? Проект не должен продвигаться вперед, пока все не согласятся с этим.
Важное значение имеет четкое определение и документирование этих целей на начальном этапе. Во время проекта будут появляться новые идеи, и важно определить критерии успеха, чтобы взвесить их, чтобы вы могли принять решение о том, включать ли идею сейчас или ждать до более поздней фазы.
Я всегда стараюсь, чтобы группа знала, что я не единственный дизайнер в команде. Мы все вместе разрабатываем этот проект, и они действуют как дизайнеры, внося свои идеи и мысли в таблицу, которую я соберу и перепишу в дизайн. Это заставляет их чувствовать себя более вовлеченными, потому что они видят, что их опыт имеет значение для успеха проекта.

Если у вас нет специальной команды разработчиков UX, наймите внешнюю экспертизу.
Если у вашей компании нет ресурсов, чтобы иметь специальную команду UX для вашей интрасети, я определенно рекомендую вам нанять некоторую внешнюю экспертизу, по крайней мере, некоторые консультации, чтобы подтолкнуть вас в правильном направлении. Самостоятельно, если вы делаете это в первый раз, вы, вероятно, сделаете ошибки, которые в конечном итоге стоят больше, чем если бы вы наняли консультанта. Эксперты, которые делают это полный рабочий день, вероятно, сделали аналогичные ошибки в прошлом и могут дать советы по правильному подходу к вашему проекту.
Если вы действительно не можете никого нанять, есть некоторые фундаментальные исследования, которые вы можете сделать самостоятельно, чтобы у вас был сильный старт. Для большинства моих проектов я начинаю с выхода в интернет и запуска поисков, таких как “лучшие практики UX для интранетов»."Я просматриваю соответствующие статьи из надежных источников и пытаюсь найти общие черты в том, что говорят люди. Затем я объединяю их в руководящие принципы, чтобы, когда Этап 1 проекта будет завершен, мы могли оглянуться назад и сказать “ "Да, наш дизайн отражает все эти точки.”

Инвестировать в исследования пользователей, даже если у вас мало времени.
В идеале, ваша команда будет иметь время и ресурсы, чтобы опросить реальных пользователей и выработать надежные пользовательские персоналии перед проектированием интрасети. Однако реальность такова, что у вашего проекта будет определен срок исполнения, и если вы работаете с быстрой реализацией, вам может потребоваться ограничить количество исследований пользователей, которые вы делаете. Тем не менее, есть много методов исследования пользователей, которые могут дать вам результаты без огромных затрат времени.
Например, вы можете создать “прото-персонажей", поговорив с заинтересованными сторонами об их понимании для своих пользователей. Это поможет вам определить, сколько персонажей у вас есть, и сократить первоначальные исследования, которые вы могли бы сделать. Оттуда вы можете проводить целевые опросы пользователей и уточнять персонажи на основе этих идей.
Есть также основные демографические данные вы можете посмотреть на лица, такие вещи, как возраст и пол, которые помогают установить ожидания пользователей от пользования интрасетью.
Если у вас действительно мало времени, вы можете упростить это, опрашивая людей, которые часто работают с вашими конечными пользователями. Например, когда мы дорабатывали наш клиентский портал в Liferay, я опросил внутренних сотрудников, которые представляли "типы" клиентов, которые у нас есть, и консолидировал эти идеи в персонах, которые мы использовали для проекта. Это не идеальный вариант, потому что наши сотрудники не такие же, как наши идеальные конечные пользователи, но могут дать много информации, потому что опираются на исследования.
Одна из замечательных особенностей проектирования интрасети заключается в том, что связь с конечным пользователем намного проще. Менеджеры проектов могут напрямую общаться с сотрудниками, чтобы понять потребности и болевые точки, и это уже отличное начало для разработки полезной интрасети.
Изменения дизайна UX никогда не заканчивается, поэтому планируйте процесс оценки с самого начала.
Одна вещь, которую нужно помнить о дизайне UX, заключается в том, что он никогда не заканчивается. Когда я работал графическим дизайнером, было легко сказать, что проект закончен, и закрыть за ним дверь. Дизайн UX всегда меняется и всегда совершенствуется. Это должно быть полезным для заинтересованных сторон, чтобы слушать своих пользователей и решить, будут ли эти уточнения перевести на значительное увеличение производительности для своих сотрудников.
Существуют различные способы оценки фазы 1, чтобы увидеть, что можно улучшить. Вы можете использовать такие инструменты, как Google Analytics или Hotjar, вы можете провести тестирование пользователей с помощью опроса. Вы можете поговорить с вашими пользователями и услышать, какие ошибки вы сделали, а затем повторить процесс исследования и исправить ошибки.
Честно говоря, с интранет большинство компаний не начнут фазу 2, если в ней нет конкретной необходимости. Определение “достаточно хорошо " имеет более низкий порог, чем для сайтов, ориентированных на клиентов, поскольку бизнес-ценность интрасети является косвенной. Компании не хотят инвестировать в большие улучшения, если нет четкой проблемы, которую необходимо исправить.

Улучшение интрасети для повышения качества обслуживания клиентов
Ежедневно, компании получат лучший ROI из их интрасети, если они настроят его для нужд своих сотрудников. Улучшение опыта работы сотрудников через интранет в конечном счете повлияет на предоставление лучшего опыта клиентов. Делая внутренние бизнес-процессы более быстрыми и точными, вы повышаете способность компании последовательно предоставлять клиентам то, что им нравится.
Фокус, особенно для предприятий, в том, чтобы знать, когда стоит инвестировать. Начиная с четких целей и используя внутренний или внешний опыт UX, вы будете тратить свои ресурсы в областях, которые будут пожинать долгосрочные выгоды.

Вопросы Коммуникации
Сотрудники тратят до 20% своего времени на поиск внутренней информации каждую неделю. Отвоюйте это время с новейшим, дружественным пользоватем интранета, который приносит инструменты и системы под одну крышу подогнанный для вашего бренда, с хозяином инструментов вне - сконструированных блоков для того, чтобы создать открытое и эффективное общение в больших компаниях.
 

Перевод статьи: Five Powerful Ways to Improve Intranet User Experience Design